规范制度,强化行政事业单位原始凭证管理
浏览次数:513  作者: 赵黔徽  信息来源: 舒城县审计局    发布时间:2017-12-29 10:24

  原始凭证作为反映经济业务真实情况和业务结果的载体,是一切经济业务的最初书面证明,是会计核算的原始资料和重要依据,是具备法律效力和明确经济责任的书面凭证。通过对行政事业单位的审计发现,原始凭证不规范现象较为普遍,应引起足够重视。

  一、不规范原始凭证的表现形式

  1.形式不合规。一是用收款收据代替发票。行政事业单位与个体、私营业主发生商品交易或者劳务关系,未索取正规发票,对方为达到偷税、漏税之目的,只开具收据来证明此项经济业务的发生;二是白条入账。以个人或企业的名义,在白纸上书写证明收支款项或领发货的字样,作为发票来充当原始凭证,没有填制人员的签名盖章等。

  2.记录不完整。一是原始凭证的基本要素不全,不符合会计基础规范的要求。有的不填写具体商品名称,只写用途总称;如办公用品、微机耗材等;有的不填写单价和数量,只写金额;二是汇总开具原始凭证数额,没有附件明细依据。如汽车修理费用数额上千元甚至上万元,在索取发票的同时应该附上所修部件的明细表和用的工时费等,但在审计过程中发现少数单位都没有所附内容,发票只是开具汇总金额。

  3.内容不真实。一是未按照规定程序开展工作,造成原始凭证标注的业务事项和单位名称等内容与实际发生的不相符;二是把财经法规规定禁止列支和限额列支的费用“合法化”。如招待费按规定行政事业单位准许按公务费的2%列支,但是一些行政事业单位的实际招待费远远超过了准予列支的数额,于是就将招待费变成了会议费、培训费等;三是按政府采购政策规定,行政事业单位购买汽车等应由政府统一采购,个别行政事业单位为规避政府采购,以本单位下属企业的名义购置汽车;四是虚假发票套取现金用于不合规开销。例如,一些单位利用虚假发票套取现金,公款私存,将这部分资金用于考察、旅游、发放补贴、请客送礼等花销。

  4.手续不完备。一是支付款项的原始凭证,没有收款单位和收款人的收款证明,仅以支付款项的有关凭证代替;二是购买实物的原始凭证,没有货物验收证明;三是列支的原始凭证只有领导签字,无经办人员签字,无财务人员审核等。

  二、造成原始凭证不规范的主要原因

  一是内控制度不健全。没有建立严格的会计审查制度和财务管理手段,财务管理松弛;二是财务审核不严。财务人员未能认真履行《会计法》赋予的职责,履行职务责任心、原则性不强,放弃了会计监督职能。

  三、加强原始凭证审核和管理的建议

  原始凭证的作用在于正确、及时、完整地反映经济业务的本质,如果原始凭证失真,就不能正确反映单位的各项经济业务的真实情况,从而影响国家宏观经济决策,甚至给国家税收造成损失,所以应加强对原始凭证的审核和管理。

  1.强化单位负责人的责任意识。《会计法》第四条明确规定单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性和完整性负责,所以单位负责人必须树立第一责任人的意识,切实把会计工作放在突出位置;坚持原则,以身作则,并支持财务人员严格把关。

  2.采用逆向审批制度。即原始凭证先由会计机构负责人(会计主管)对其真实性、合法性、完整性进行审核、确认,再由单位负责人签批报销。这样,会计人员可以发挥业务专长,从源头上堵塞违规发票入账,为领导把好第一关,变“事后监督”为“事前监督”。

  3.要强化责任追究。经济监督部门要强化原始凭证的监督检查,严格执法,对不合规发票入账的行为要按规定追究相关责任人员的责任,有效地减少或杜绝原始凭证失真现象,规范财务行为,保证会计信息的真实有效。

 

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